5 tankar om pm3 som förvaltningsstyrningsmodell

Pm3 är en modell som behöver tillämpas unikt för varje organisation som använder modellen. Pm3:s tre vanligaste tillämpningsområden är pm3 för it-hantering, pm3 för samverkan och pm3 för att driva den digitala verksamhetsutvecklingen. På AB som äger och utvecklar modellen utvecklar även löpande metoderna för tillämpning. Vi har under de senaste åren pratat mycket om pm3 som motor för att driva den digitala verksamhetsutvecklingen och därmed hantera hela kretsloppet vilket gjort att vikten av en fungerande förvaltningsstyrning hamnat lite i skymundan. Här kommer några av våra tankar kring förvaltningsstyrning som ett separat område.

Skapar förvaltningsstyrning ordning och reda?

Svar: Ja och ökar beredskapen för det oväntade.

De flesta organisationer eftersträvar låg nivå av teknisk skuld och en robust it-miljö där risker undviks och utveckling möjliggörs.

Med fungerande förvaltningsstyrning har organisationer ordning och reda och är beredda när det oväntade händer. Transparensen, planeringen, proaktiviteten och de tydliga rollerna underlättar snabba beslut. När t.ex. en pandemi inträffar, har organisationer med hjälp av förvaltningsstyrning en robust it-miljö samt kontroll över planering och kapacitet vilket underlättar en snabb omställning till att hantera en ny kritisk situation. Proaktiviteten med förvaltningsorganisationen och dess uppdrag förhindrar säkerhetsattacker och hanterar dem så snabbt och smidigt som möjligt när de uppstår.

Här kommer några av våra tankar kring förvaltningsstyrning som ett separat område för att exempelvis komplettera en utvecklingsportfölj.

Ger förvaltningsstyrning kontroll över kostnader och resurser? 

Svar: Ja, det är precis vad den gör.

Tid och pengar är för de flesta organisationer något som det inte finns tillräckligt av. Det är därför viktigt att ha kontroll över vad resurserna används till.

Med fungerande förvaltningsstyrning har organisationen kontroll över de system, program, plattformar etc. som är installerade och driver kostnader. Kostnaderna består t.ex. av underhållsavtal, licenser och medarbetares nedlagda tid på förvaltning och utveckling. Med förvaltningsstyrning brett i hela organisationen skapas transparens kring hela organisationens systemflora och it-infrastruktur samt kostnaderna det medför.

Med transparensen möjliggörs konsolidering och det går att undvika onödiga kostnader och investeringar genom att inte köpa in nytt när befintligt kan nyttjas, eller genom att avveckla när det finns flera tekniska lösningar som fyller samma syfte.

Med kontroll över kostnader och resurser tydliggörs kapacitet som möjliggör lyckad prioritering och planering i linje med organisationens mål och riktning.

Hjälper förvaltningsstyrning oss med beslutsfattande och proaktivitet?

Svar: Ja visst gör den det. 

Det kan uppfattas svårt och otydligt vem som har kompetens och mandat att fatta beslut om tekniska lösningar som ska vara ändamålsenliga för verksamheten och samtidigt uppfylla tekniska krav kring t.ex. it-arkitektur och säkerhet.

Med förvaltningsstyrning skapas strukturer med forum för beslutsfattande. I dessa beslutsforum skapas proaktivitet och medvetenhet med hjälp av planering av det förutsägbara och hantering av det nya som uppstår. Planeringen skapar gemensam syn på det som är prioriterat och de resurser som krävs, det utgör även ett underlag för omprioritering när nya behov uppstår. I beslutsfattandet är det avgörande att väga förändringens insatser/kostnader gentemot förväntade resultat/nyttor. Med rätt representation i beslutsforumen och välarbetade beslutsunderlag kan beslut fattas i rätt riktning och med rätt prioritering.

Möjliggörs prioritering och ansvarstagande utifrån både verksamhets- och it-perspektiv?

Svar: Ja, den kompletterar. 

Många organisationer upplever utmaningar i att inte ha gemensam syn på prioritet ur både verksamhets- och it-perspektiv. Resultaten kan exempelvis bli hantering av ”skugg-it” när upplevelsen ur verksamhetsperspektiv är att inte få gehör och engagemang inom it-organisationen. Ur it-organisationens perspektiv kan upplevelsen vara ett alltför lågt engagemang i verksamheten när det t.ex. handlar om att prioritera, tydliggöra krav och lägga tid på att genomföra förändringar.

En av grundbultarna i förvaltningsstyrning enligt pm3 är att förvaltning och utveckling är ett gemensamt uppdrag mellan verksamhet och it. Det betyder att personer med verksamhetskompetens och it-kompetens är involverade på alla nivåer – strategiskt, taktiskt och operativt. Prioritering och beslut fattas i samverkan mellan personer med olika kompetenser såsom verksamhet och it, planeringen genomförs i ett gemensamt arbete där både verksamhets- och it-representanter deltar och är ansvariga. Detsamma gäller det operativa genomförandet – det sker i samarbete mellan specialister med verksamhetskompetens och specialister med teknik- och it-kompetens.

Med förvaltningsstyrning enligt pm3 styrs förvaltning och utveckling med både verksamhets- och it-perspektiv i samverkan.

Kan förvaltningsstyrning synkas med övrig styrning och planering?

Svar: Ja, utifrån flera aspekter. 

Vissa processer sträcker sig över flera organisatoriska områden och samma tekniska lösningar används och är gemensamma. Samtidigt är det ofta så att budgetering och verksamhetsplanering sker utifrån de olika organisatoriska områdena utan att koordineras i målsättning och anpassas till de förutsättningar som finns gällande resurser, kapacitet och funktionella möjligheter.

Med förvaltningsstyrningen kan behoven och prioriteringarna koordineras med hänsyn till olika verksamhetsområden samt förutsättningar. Förvaltnings- och utvecklingsuppdragen avspeglar verksamhetens planering och kompletterar övrig styrning med tvärfunktionellt perspektiv samt underlag utifrån både verksamhets- och it-kompetens.