Kundcase

Från missnöje och långa ledtider till fungerande samverkan

Detta arbete genomfördes åt ett stort bostadsföretag, som för tio år sedan etablerade en tillämpning av pm3. Styrningen och samverkan behövde nu moderniseras och samtidigt integreras med företagets struktur för processutveckling. Här berättar vi kort om åtgärderna som behövdes för att komma vidare.

Kundens ursprungliga styr- och samverkansmodell hade främst haft fokus på förvaltning av befintliga IT-stöd. Strukturen för processutvecklingen hade däremot som ambition att bidra till företagets verksamhetsutveckling. Utmaningen var att det saknades en dialog och samverkan mellan de båda strukturerna. Det i sin tur orsakade missnöje, stress och frustration hos medarbetare och chefer. Dessutom skapades långa ledtider och låg grad av verksamhetsutveckling.

Vårt uppdrag blev att modernisera tillämpningen av styr- och samverkansmodellen samt integrera modellen med befintligt arbete för processutveckling.

Modernisering av pm3-tillämpning och integrering med processarbetet

Efter att ha gjort en nulägesanalys kunde roten till utmaningarna fastställas. En plan med rekommendationer och konkreta åtgärder presenterades. Fokus var på att skapa förutsättningar för en stabil och framtidssäkrad verksamhet.

Det vi kom fram till var att företagets befintliga förvaltningsobjekt behövde avvecklas och ett begränsat antal objekt etableras. Objekten behövde integreras med en eller flera processer som tillsammans bildade ett samverkansområde. Ett samverkansområde ska ansvara för hela kretsloppet för processer och digitala stöd – från innovation och nyutveckling till vidmakthållande, vidareutveckling och avveckling. De bemannas med nödvändiga kompetenser som tillsammans styr, prioriterar, leder och genomför områdets uppdrag utifrån olika perspektiv.

Varje område har en gemensam plan, som ersätter tidigare process- respektive förvaltningsplaner.
Vår rekommendation omfattade även etableringen av en portfölj för att ge struktur och ökad förmåga att strategiskt styra bolagets verksamhetsutveckling.

Ökad transparens med tydligt stöd för prioritering och beslut

Målet med denna nya struktur är att bidra till att styra och realisera bolagets verksamhetsutveckling på ett sammanhållet och modernt sätt. Övergripande mål, önskad förflyttning och verksamhetens behov blir styrande. Transparensen ökar när beslutsgången blir tydligare och stöd för prioritering finns. Nödvändiga kompetenser ges möjlighet att samverka strukturerat och effektivt.

Genom ökad samverkan kan bostadsbolaget på detta sätt säkerställa en stabil verksamhet och verksamhetsutveckling – utan missnöje, stress och långa ledtider.