Så skapar du en engagerad styrgrupp

– våra sju bästa tips som får dig att lyckas!

Hur fungerar den styrgrupp som du rapporterar till? Händer det ofta att deltagare kommer oförberedda, är ofokuserade, avviker från agendan och att era möten slutar med otydligheter eller uppskjutna beslut?

Du som är projekt- eller förvaltningsledare kan kanske känna igen dig i ovanstående, vilket i så fall är olyckligt. Väl fungerande styrgrupper är nämligen helt avgörande för att du ska kunna leverera hög verksamhetsnytta. Den stora frågan är dock: Vad kan du göra för att förbättra läget?

I grund och botten handlar det ofta om bristande kommunikation och otydliga förväntningar. Men det positiva är att du har goda möjligheter att påverka styrgruppen i rätt riktning – så att ni blir mer produktiva, samspelta och får ut bättre effekt av era möten.

Här kommer därför några av våra bästa tips på hur du förbereder och genomför styrgruppsmöten som engagerar deltagarna och driver fram rätt beslut.

1. Förstå styrgruppsdeltagarnas perspektiv och intressen

Styrgruppens syfte är att skapa rätt förutsättningar för uppdraget och att övergripande säkerställa rätt prioriteringar utifrån verksamhetens behov. Här representerar deltagarna nästan alltid olika intressen från verksamheten. Det innebär att du måste förstå deras olika intressen väl och hitta argumentation för dina förslag baserat på vad som är relevant utifrån deras perspektiv – inte ditt.

Se därför till att i god tid inför era möten sätta dig in i:

  • vilken påverkan dina förslag har för de olika deltagarna
  • hur de kan förväntas reagera
  • hur du kan stärka dina argument utifrån deras perspektiv
  • hur eventuella hinder kan övervinnas eller lindras

Detta är det mest centrala tipset att beakta. Om du rannsakar dig själv och inser att du inte känner till deltagarnas drivkrafter och perspektiv – ta enskilda luncher/kaffe/möten bara med syfte att lära känna dem bättre. Superviktigt!

2. Kommunicera på rätt nivå i din styrgrupp

Som projekt- eller förvaltningsledare har du ofta betydligt mer specialistkunskap än dina styrgruppsmedlemmar. Det innebär att du medvetet behöver undvika rapportering och beslutsunderlag på för detaljerad nivå. Kom ihåg; styrgruppens roll är inte att förhålla sig till din att göra-lista.

Med utgångspunkt i uttryckta mål i projekt- eller förvaltningsplanen bör din agenda därför:

  • kortfattat rapportera om vad som löper enligt plan
  • mer ingående presentera vad som avviker, tillsammans med en handlingsplan och förslag på lösning
  • presentera tydliga förslag och inbjuda till dialog kring eventuella beslut som behöver tas

Om det inte redan beslutats i direktiv eller styrmodell om hur själva rapporteringen ska gå till, föreslå själv vad och hur du ämnar rapportera och inbjud till dialog för att fånga upp önskemål. Saknar du som är förvaltningsledare verktygsstöd för att arbeta effektivt med måluppföljning och rapportering? Kontakta oss för en demo av pm3 online!

3. Presentera förslag på lösningar – inte problem

Som projekt- eller förvaltningsledare kommer du stöta på problem som du inte vet hur du ska lösa. Då är det lätt att eskalera problemet direkt till styrgruppen och hoppas på vägledning. Dessvärre kan detta bidra till större skada än nytta, eftersom deltagarnas skilda intressen kan göra att de söker helt olika lösningar. Risken är då att problemet cementeras snarare än att styrgruppen hjälper dig framåt.

Innan du eskalerar till din styrgrupp – gör ditt bästa för att istället arbeta fram ett förslag till lösning, så att du kan presentera problemet tillsammans med en, eller ett par alternativa, tänkta lösningar. Tänk även på att presentera konsekvenserna av de olika lösningarna, likväl som konsekvensen av att inte hantera problemen. För styrgruppen blir detta mycket lättare att förhålla sig till och eventuellt justera för att komma vidare.

4. Förbered enkla och tydliga beslutsunderlag

Även om du anpassat din argumentation och kommunikation på ett bra sätt så kan det vara svårt för deltagarna att hålla eventuella detaljer av ett förslag i minnet, även om din presentation för ett beslut bara är 5–10 minuter lång. Genom att ha förberett tydliga beslutsunderlag, som skickats ut i god tid inför mötet, ges deltagarna möjlighet till reflektion i förväg vilket dramatiskt ökar sannolikheten för beslut.

Tänk också på att ta fram en väl genomarbetad kostnads- och nyttoanalys där du på ett konkret sätt kan svara upp till den givna frågan – motiverar nyttan kostnaden? Avslutningsvis är ett bra tips att även låta någon annan (förvaltnings- eller projektledare kanske?) läsa igenom och ge dig feedback på beslutsunderlaget. Du kommer garanterat få värdefull input som förbättrar ditt arbete.

5. Prioritera mera

Emellanåt uppstår tillfällen där du upplever ett stort behov av både rapportering och beslutsfattande. Här gäller det att vara taktisk; dina styrgruppsdeltagare har en begränsad bandbredd och kommer inte klara av att förhålla sig till tung rapportering och dessutom tio förslag på samma möte, oavsett hur väl genomtänkta förslagen är.

Sannolikt kan vissa av frågorna skjutas på i tid för att istället möjliggöra djupare dialog om andra. Detta gör det dessutom enklare för dig att förbereda – och vara knivskarp –  i de frågor som är allra viktigast. Känn av din styrgrupp om hur beslutsföra de är, men undvik om möjligt att försöka driva igenom fler än 1–3 beslut vid samma tillfälle för att istället säkerställa att just de viktigaste faktiskt klubbas.

6. Våga axla ditt ansvar

Många projekt- och förvaltningsledare upplever sig hindrade av sina styrgrupper – ofta helt i onödan. Här gäller det att förstå sin roll, sitt mandat och våga axla det.

Det kan naturligtvis kännas ovant att ta ansvar för att nå mål eller hantera stora budgetar och personella resurser om du tidigare kommer från en specialistroll. Men du har ansvaret och det krävs ofta att du tar för dig för att ingjuta förtroende i din styrgrupp och ges det mandat du formellt har.

Oavsett om du är ny i din roll eller har arbetat en tid som projekt- eller förvaltningsledare, finns många bra utbildningar som kan stärka dig i ditt arbete. Exempelvis Certifierad Förvaltningsledare som genomförs via Dataföreningen Kompetens två gånger årligen.

7. Var uthållig – resultaten kommer

Även om du redan arbetar enligt flera av ovanstående punkter kan det ta tid innan du ser resultat. Gamla mönster är svåra att bryta och vissa deltagare kan ha en förutfattad bild om att era styrgruppsmöten ”ändå inte fungerar”. Även om så är fallet och du må ha all rätt att bli frustrerad – behåll lugnet och jobba på – du kommer över tid skapa ett starkt förtroende och nå dina mål.

Avslutningsvis:

Du som redan följer dessa råd har sannolikt en väl fungerande styrgrupp eller är på god väg att nå dit. Bra!

Om du däremot behöver hjälp med att förbättra era styrgruppsmöten och är osäker på hur du ska börja, så har vi från På AB över 20 års erfarenhet i att stärka organisationers förmåga inom styrning och samverkan genom bland annat konsultation, utbildningar och anpassade stödverktyg. Vi hjälper gärna till!

Fyll i formuläret nedan så återkommer vi för en dialog kring era behov och möjligheter.

Start typing and press Enter to search

På AB använder cookies. För att kunna använda webbplatsen fullt ut behöver du godkänna detta. Läs vår integritetspolicy med information om cookies och hur du gör om du inte vill acceptera.