Kapacitetsplanering, mål- och ekonomistyrning

Kontroll i en tvärfunktionell verklighet

Att styra och planera för en effektiv verksamhet är en utmaning när arbetet sker tvärfunktionellt och går bortom traditionella linjestrukturer. Många organisationer kämpar med att balansera mål, kapacitet och ekonomi när resurser delas mellan flera delar av verksamheten. Brist på ekonomisk överblick, fragmenterad information och otydliga beslutsunderlag leder ofta till konflikter kring resurser, kompetenser och finansiering – vilket i sin tur kan orsaka förseningar och uteblivna leveranser.

NYHET!

Vi erbjuder nu en utbildning i ekonomistyrning vid tvärfunktionellt arbete, där vi går igenom hur ni får kontroll på budget och ekonomi när uppdragen går vertikalt mellan linjerna.

Kursen är organisationsanpassad och kopplad till tvärfunktionella lösningar som pm3. Under två dagar får ni en grundläggande förståelse för ekonomiska byggstenar, hur strategiska värden uppnås genom taktisk ekonomistyrning samt praktisk kunskap om budget, prognos och kapacitetsplanering.

Läs mer eller anmäl er här

Vi hjälper er att skapa struktur och kontroll över dessa tre kritiska områden:

Målstyrning som driver rätt prioriteringar
För att kunna leverera värde behöver organisationen tydliga och mätbara mål som genomsyrar verksamheten. Vi hjälper till att etablera strukturer som säkerställer att strategiska mål översätts till operativa aktiviteter och att uppföljning sker på rätt nivå.

Kapacitetsplanering för att möta behov och resurser
Rätt resurser på rätt plats vid rätt tid är avgörande för att lyckas i en komplex organisation. Vi stödjer i att skapa transparens kring tillgänglig kapacitet, arbetsbelastning och framtida resursbehov för att säkerställa en hållbar och effektiv planering.

Ekonomistyrning som möjliggör långsiktiga beslut
Ekonomiska beslutsunderlag måste inkludera både kortsiktig finansiering och långsiktiga kostnader som förvaltning, personalbehov och avveckling. Vi hjälper organisationer att förstå och skapa dessa underlag samt att etablera ekonomiska processer som stödjer den tvärfunktionella styrningen.

Genom att kombinera vår erfarenhet av styrningsmodeller som pm3 med beprövade metoder för målstyrning och kapacitetsplanering kan vi hjälpa er att arbeta mer strukturerat och effektivt – oavsett organisatoriska gränser.

Kundcase inom detta område

Visual Portfolio, Posts & Image Gallery for WordPress

Våra tjänster

Avtalsuppföljning

Förändringsledning

Informationssäkerhet

Kapacitetsplanering, mål- och ekonomistyrning

Konsult- och Interimslösningar

Metodstöd och coaching

Portföljstyrning

Uppdrags- och projektledning

Verksamhetsutveckling

Q&A – Vanliga frågor om mål- och ekonomistyrning

När arbetet sker tvärfunktionellt och sträcker sig över flera enheter kan det vara svårt att säkerställa att alla arbetar mot samma mål. För att lyckas krävs en tydlig struktur där strategiska mål bryts ner till konkreta och mätbara aktiviteter som är relevanta för alla inblandade funktioner. En gemensam process för prioritering och uppföljning hjälper till att skapa samsyn och säkerställa att resurser används där de ger störst effekt.

För att målstyrningen ska ge effekt behöver mål vara mätbara, relevanta och nedbrutna i konkreta aktiviteter. Genom att använda KPI:er och nyckeltal kan organisationen löpande följa upp hur arbetet fortlöper och om insatserna leder till önskade resultat. Att involvera både verksamhet och IT i målstyrningsarbetet säkerställer att alla delar av organisationen arbetar mot samma strategiska riktning.

Ett vanligt misstag är att mål kommuniceras som enbart ledningsbeslut utan tydlig koppling till medarbetarnas dagliga arbete. För att skapa engagemang är det viktigt att målstyrningen involverar hela organisationen, med möjlighet för team att påverka hur de bidrar till de övergripande målen. Transparens, regelbunden uppföljning och tydliga incitament hjälper till att skapa ett långsiktigt engagemang.

I en tvärfunktionell organisation går budgetansvar ofta över flera delar av verksamheten, vilket skapar utmaningar i att fördela resurser och följa upp ekonomiska effekter. Genom att skapa gemensamma ekonomiska beslutsunderlag som tar hänsyn till både verksamhets- och IT-perspektiv kan organisationen säkerställa att investeringar görs där de ger mest nytta, och att resurser prioriteras strategiskt.

En vanlig utmaning är att ekonomiska beslut fattas på kort sikt, där budgetar utgår från föregående års kostnader snarare än en framåtblickande strategi. Genom att integrera ekonomistyrning i organisationens målstyrning och kapacitetsplanering kan man säkerställa att resurser allokeras på ett sätt som stöder verksamhetens långsiktiga utveckling, snarare än att bara hantera årliga budgetcykler.

När budgetansvar delas mellan flera enheter är det vanligt att resurskonflikter uppstår, särskilt i digitaliseringsprojekt där investeringar behöver prioriteras mellan utveckling och förvaltning. För att hantera detta krävs tydliga beslutsmodeller där verksamhet och ekonomi samarbetar för att säkerställa att investeringar finansieras utifrån en helhetsbild, snarare än att olika delar av organisationen konkurrerar om samma resurser.

Effektiv kapacitetsplanering handlar om att förstå både nuvarande och framtida behov. Genom att analysera kompetensgap och resursbehov i relation till verksamhetens mål kan organisationen planera för rätt kompetenser och säkerställa att resurser används där de skapar mest värde.

När organisationen arbetar tvärfunktionellt, med team som består av resurser från olika delar av verksamheten, är det viktigt att ha en gemensam process för hur resurser prioriteras. Istället för att varje avdelning planerar utifrån sina egna behov bör resurser allokeras utifrån en helhetsbild där verksamhetens övergripande mål styr besluten.

Många organisationer saknar en tydlig struktur för kapacitetsplanering, vilket leder till ineffektiv resursanvändning och flaskhalsar i verksamheten. Genom att arbeta med kontinuerlig uppföljning, systemstöd för planering och en tydlig process för hur prioriteringar ska göras kan organisationen säkerställa att resurser används optimalt och att insatser kan skalas upp eller ned vid behov.