Bli effektiv, flexibel och skapa verksamhetsnytta genom att ha koll på er löpande styrning.
Vi som jobbar med att utveckla och förvalta digitalt stöd i olika former står inför många utmaningar och möjligheter idag. Tillvaron vi möter – och som vi själva är en del av – är både snabbt föränderlig och mångfacetterad. Förändringarna drivs av faktorer som digitalisering och globalisering. Medborgares och kunders beteenden och krav ändras snabbt och förväntningarna på en ständigt förbättrad service ökar. Digitaliseringen gör att rutiner och arbetssätt förändras, vilket ställer nya krav på medarbetarnas förmågor, krav som är mer mentalt och socialt krävande. För att lyckas behöver verksamhetsutvecklingen vara snabbfotad, flexibel, använda den bästa tekniken och det till lägre kostnader och med begränsade resurser. Är det, kan man fråga sig, i överhuvudtaget möjligt?
Vi anser att det är det. Om vi var och en stannar upp en liten stund och funderar över våra organisationers huvuduppdrag, så tror vi att vi i de flesta fall kan se att det inte är lika föränderligt. Om alla medarbetare i organisationen ska kunna fokusera på sin huvudsakliga verksamhet och ha möjligheter att göra rätt saker, förutsätter det en grund att stå på: vi behöver ha en tydlig, gemensam bild av vad vi vill åstadkomma, ett väl fungerande teknikstöd samt tydliga processer.
Verksamheten organiserar sig på olika sätt, centraliserar och decentraliserar i cykler och detta ganska regelbundet. Men uppdragen i stort förändrar sig inte i samma takt. Stabilitet genom en hållbar styrning med överenskomna strukturer och mål, skapar ökade agila möjligheter där organisationen frekvent kan styra om – exempelvis när det uppstår behov av att prioritera om mellan olika initiativ – utan att organisationen för den sakens skull förlorar sin riktning.
HÅLLBAR STYRNING
En styrning som är stabil och främjar förändring på både kort och lång sikt bygger på tre saker:
Att ni fattar beslut om och följer en gemensam styrstruktur
- Att ni formaliserar samverkan, samt
- Förmågan att nå långsiktiga mål men samtidigt åstadkomma snabba förändringar vid behov
I vårt arbete med att skapa en effektiv styrning av det digitala stödet har vi sett att en tydlig struktur och tydliga mål skapar en trygg miljö där kreativitet och innovationsförmåga kan utvecklas. Den tryggheten är i sin tur en förutsättning för att skapa ett personligt handlingsutrymme som bygger momentum inom en organisation, samtidigt som det säkerställer att kraften riktas åt ett och samma håll.
ÄR DEN LÖPANDE STYRNINGEN EN LINJÄR PROCESS?
När vi tittar på den löpande styrningen ur ett processperspektiv är det lätt att tänka sig att det är en linjär utveckling. Med en början och ett slut. Vi kan beskriva att vi tar höjd för att hantera avvikelser och kunna göra medvetna vägval och omprioriteringar när det behövs, men vi beskriver det fortfarande som en linjär process. När vi tränar oss på att arbeta enligt plan har vi en hög förmåga att fatta beslut inom planen. Men det är mycket energikrävande och tidsslukande att just ”Hantera avvikelser och kunna göra medvetna vägval och omprioriteringar när det behövs”. Allt utanför planen blir komplext och tar tid. Avvikelserna ses som ett hinder från att göra det egentliga jobbet. Det som kommer in från sidan upplevs som störande och blir ofta orsak till stress och ibland en känsla av misslyckande.
Det är klokare att istället utgå från att vår verklighet är komplex och därmed skapa goda förutsättningar och förmågor att navigera mot målet. Tränar vi oss i arbetssätt och rutiner att hantera det komplexa så gör vi istället det komplexa enkelt. Vi omfamnar världen utifrån hur den faktiskt ser ut. Då kan vi förhålla oss till helheten och förstå att vårt uppdrag innebär att hantera helheten.
Hur skulle i så fall vår bild av vår löpande styrning se ut?
Kanske skulle vi placera målen centralt med en iterativ process omkring sig och en hög förmåga förhålla sig till och fatta beslut i en komplex omvärld. En omvärld som består av nya lagkrav, avtal som plötsligt måste hanteras, effektivitetskrav och så vidare.
FYRA FRAMGÅNGSFAKTORER
Vi vill dela med oss av fyra framgångsfaktorer som hjälper dig att nå framgång i den löpande styrningen. Fyra saker du behöver träna dig på för att bli ännu bättre på att navigera, hantera strömningar av ny information och skapa förutsägbarhet. Med andra ord; fyra bra saker att hålla dig till, förutom din plan!
Jobba med mål som gör skillnad – arbeta med olika typer av mål i olika tidshorisonter och utmana ständigt syftet.
Empirisk prövning – testa dina antaganden på verkligheten, våga fråga och se till att du utgår från rätt information när du fattar dina beslut.
Höj er beslutsförmåga genom att tydliggöra och synliggöra era beslutsprocesser.
Säkerställ att ni har en gemensam prioriteringsgrund som ni aktivt arbetar med. Är den ett verkligt stöd som skapar handlingskraft?
Arbetar du aktivt med dessa fyra faktorer, i kombination med det förändrade synsättet, är vi övertygade om att det blir lite enklare att lyckas med den löpande styrningen!
Vill du få praktiska tips på hur du kan jobba med dessa fyra framgångsfaktorer? Läs vårt whitepaper.
