Få livscykelhantering att hända och skapa förutsättningar för digitalisering

Riksrevisionens rapport ”Föråldrade it-system – hinder för effektiv digitalisering” är en ögonöppnare. Teknisk skuld äventyrar Sveriges strategi att bli bäst i världen på digitalisering. 

Av: Mikael Sköldemar 2019-12-05. Mikael är managementkonsult med fokus på att få organisationens styrning att integrera och i praktiken fungera som en sammanhållen helhet (systemsynsätt). Exempel på fokusområden omfattar värdeflöden och värdeflödesstyrning kopplat till process och it-utveckling, agilitet, leverans och it-styrning. Kunder inkluderar stat, kommun och privata organisationer.

Riksrevisionens rapport kom ut i oktober i år. I en undersökning av 60 myndigheter (på sid. 3 i rapporten kan du ta del av vilka) konstateras att det finns stora problem med föråldrade it-system i det offentliga Sverige. Situationen utgör ett så pass stort problem, utmålar man, att det riskerar att utgöra ett allvarligt hinder i den svenska digitaliseringen. Budskapet är starkt; frågan är hur myndigheter ska förhålla sig till ett sådant utlåtande. Hos vem landar ett sådant budskap, vem riskerar att bli det svarta fåret? Och vem är det som ska lösa problematiken?

Med bakgrund av riksdagens vision att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter, är det bekymmersamt att 46 % av myndigheterna säger att problem med föråldrade it-system försvårar deras fortsatta arbete med digitalisering i ganska stor samt mycket stor utsträckning. Det är ett antal problem Riksrevisionen målar upp med it-skulden där några av dem är att de föråldrade systemen kräver ökade resurser bara för att vidmakthållas, är förknippade med risk för bristande informationssäkerhet, riskerar att undantränga innovationsförmåga, samt påverkar myndigheternas verksamhetsutveckling negativt i stort - eftersom det är svårt eller omöjligt att utveckla nya tjänster, ny funktionalitet eller att förändra och utveckla befintliga verksamhetsprocesser.

Även om närmare 60 % av alla studerade myndigheter saknar livscykelplaner för helheten av sin it, finns det anledning att tro att man känner till problematiken med föråldrade it-system. Tjänstemän hos alla myndigheter är dagligen upptagna med att drifta, supporta, utveckla, integrera, kravställa och planera vidareutveckling och vidmakthållande av den samlade it-floran.

Om man nu är medveten om problematiken, varför har it-skulden inte åtgärdats? I stort sett samtliga myndigheter har trots allt en förvaltningsstyrningsmodell konstaterar Riksrevisionen, om än måhända inte tillämpad på ett optimalt sätt. Men det finns också ett större sammanhang att se till. Styrning är så mycket mer än förvaltning, det finns många synsätt att reda ut: är exempelvis ”förvaltning” samma sak som ”förvaltningsstyrning” och har man en eller flera styrmodeller i en organisation? Fungerar de som en integrerad helhet mot ett gemensamt syfte eller finns delar av styrningen som utgör grus i ett i övrigt välsmort maskineri?

Om vi skrapar lite lätt på ytan på vilken organisation som helst, upptäcker vi snabbt att det finns styrning från flera perspektiv som alla behöver integreras för att få en fungerande helhet. Förvaltningsstyrning (dvs. vart ska vi med vår samlade it-flora) kan vara ett exempel, men samtidigt finns en mer generisk it-styrning i vilken förvaltningsstyrningen behöver passa in i. Ekonomistyrning är en annan styrning vi inte kan bortse från – styrning av kvalitet och värde bör hänga ihop med ekonomi. Det är heller inte ovanligt att man har olika styrfilosofi inom olika delar av organisationen där exempelvis ekonomistyrning ibland lever kvar i en traditionell kontrollerande filosofi medan andra delar söker att tillämpa ett mer tillitsbaserat systemsynsätt.

Utifrån Riksrevisionens slutsats kan man ställa sig frågande till i vilken utsträckning de olika delarna fungerar väl i en integrerad helhet hos respektive myndighet.

Några generella rekommendationer som På kan ge för att få livscykelhantering att hända och skapa förutsättningar för digitalisering:

• Gör en mognadsmätning av er förvaltningsstyrning för att snabbt få en indikation på hur ni kan justera er tillämpning för att få ut mesta möjliga nytta och säkerställa att livscykelhanteringen inte kategoriskt prioriteras bort till förmån för nya behov
• Gör en snabb analys av den samlade styrningen, hitta gränsytor som skaver mellan olika styrningar och åtgärda dem
• Tydliggör linjeansvar för att möjliggöra effektiv behovsfångst och tydliggöra vem som gör vad
• Integrera (analog) verksamhetsutveckling med digital utveckling
• Ta fram och kommunicera långsiktiga (3-5 års) livscykelplaner

Vill du veta mer? Välkommen att ta en dialog med oss hos På AB för mer inspiration kring hur ni kan komma tillrätta med problemen. Fyll i dina uppgifter i formuläret nedan för att bli uppringd.