Så får du tiden att räcka till
Frekvent kan vi läsa effektivitetstips i olika tidningar, online eller i böcker för att lättare få saker gjort och minska stressen i vardagen, att få tiden att räcka till. Detta är självklart viktigt men vad det egentligen handlar om är att prioritera och göra rätt saker. För att göra det måste du först mentalt ta ett steg tillbaka och sluta fokusera på detaljerna innan helheten är på plats. På ett mycket enkelt sätt kan du hitta en grund för dina prioriteringar som gör att du oavsett situation har gjort medvetna val utifrån dina förutsättningar, då räcker tiden till för det som är viktigt.
Att arbeta i flera samtida uppdrag t.ex. som projektledare, förvaltningsledare eller med uppdrag i linjen, ställer krav på en helhetssyn utifrån tre perspektiv:
- Få koll på din egen situation och hitta dina prioriteringar
- Förankra och ha dialog med uppdragsgivare
- Hantera förväntningar
Så hittar du dina prioriteringar
Precis som framtagning av affärsplaner i organisationer inte börjar med detaljplaneringen utan med värdegrunder, visioner och mål måste även din egen situation värderas utifrån vad som är viktigt för dig och din omgivning. Det första som bör göras är att identifiera på vilka grunder du bäst kan prioritera mellan (och inom) de olika uppdrag som är aktuella. Här är det viktigast att göra medvetna val och basera dessa på verksamhetens (och de specifika uppdragens) mål, strategier och inriktningar.
Har jag två olika uppdrag, hur väljer jag mellan arbetsuppgifter i dessa uppdrag? Är det så enkelt som att enbart behöva prioritera inom respektive uppdrag, eftersom uppdragens avgränsning tydligt visar hur mycket tid du ska lägga på respektive uppdrag varje vecka? Är det flera uppdrag som ska genomföras måste du hitta ett sätt att prioritera mellan arbetsuppgifter i olika uppdrag samtidigt.
Tyvärr finns det inget facit för hur just du väljer att prioritera. Det kan faktiskt räcka att ägna ett par minuter varje dag åt att se över dina prioriteringar och säkerställa att du gör rätt val. Ställ dig själv frågan; Skapar detta värde och för jag mig i rätt riktigt mot mina mål?
Dialog med uppdragsgivare
När du har klart för dig hur du ser på dina prioriteringar, förankra det med dina uppdragsgivare. Få en acceptans och återkoppling på dina medvetna val. Då är det mycket lättare att dagligen göra de löpande prioriteringar.
I dialog med uppdragsgivare brukar nya uppdrag eller arbetsuppgifter dyka upp. Värdera och analysera dina nya arbetsuppgifter eller uppdrag i relation till nuvarande uppdrag och för sedan vidare dialog med uppdragsgivare eller chef. Om något nytt är viktigt så måste oftast något annat prioriteras ned. Hur många gånger kommunicerar ni vad ni inte ska göra? Det är en viktig slutsats att lyfta i dialogen.
Hantera förväntningar
Det sista steget för att få koll på arbetssituationen, är att hantera förväntningar hos omgivningen. Stämmer intressenters förväntningar överens med din leverans? Här gäller det att alltid vara beredd på att omgivningen har förväntningar på dig, både i dina uppdrag och annat som förväntas genomföras som god kollega.
Låter du andras prioriteringar vara viktigare än dina egna? Fastna inte i fällan genom att göra det som är viktigt för dig, sist. Kom ihåg att du måste hjälpa dig själv innan du kan hjälpa andra.
Med dessa tre steg som grund, är det mycket lättare att hantera de uppdrag du har framför dig. Med en prioriteringsgrund går det mycket fortare för dig att göra de medvetna valen du måste göra under dagen och då kan du använda din energi till något som skapar mer värde.
Behöver du stöd och coachning i din vardag? Hos På AB har vi många erfarna konsulter som är engagerade ledare samt certifierade i t.ex. förändringsledning. Läs mer om oss här.