Sju myter om pm3
När pm3 lanserades tog marknaden emot modellen med storm. Sedan dess har pm3 hjälpt till att skapa ordning och reda i det tekniska och digitala landskapet för väldigt många. Modellen brukar refereras till som en de facto-standard.
Mycket har hänt sedan lanseringen och världen ser idag annorlunda ut. Digitalisering är en självklarhet och AI har vi bara sett början av. Varje år uppdateras pm3 för att följa utvecklingen och organisationer skruvar på sin tillämpning för att passa de nya behoven.
Vi vet att några funderar på om pm3-modellen passar för dagens utmaningar och snabba tempo. Självklart blir svaret . Låt oss reda ut de vanligaste missuppfattningarna.
Myt 1: pm3 är samma modell idag som när den togs fram för 25 år sedan
Svar: Falskt
Pm3 och dess modellbeskrivning ses över och utvecklas årligen så att den är aktuell och relevant utifrån hur omvärld och förutsättningar förändras. I dag är det en styrmodell för digitalisering och verksamhetsutveckling och utgör ett komplement till en organisations övriga styrning som den också ska vara integrerad med.
Pm3 baseras på forskning och utvecklingen av modellen sker utifrån omvärldsbevakning och systematisk hantering av erfarenheter från våra kunduppdrag.
Arbetar ni utifrån pm3 sedan ett antal år och upplever att tillämpningen inte lever upp till era nya behov? Då är det antagligen dags att utveckla ert arbetssätt utifrån en mer aktuell tillämpning av pm3.
> Här finns vårt inspelade webbinarium om att få sin pm3 att hänga med i utvecklingen
> Här kan du se en kort film om pm3:s utveckling över åren.
Myt 2: Pm3 kan inte hantera förnyelse, digitalisering och innovation
Svar: Falskt
Förnyelse, såsom digitalisering och innovation, kan med fördel hanteras med hjälp av pm3. Det förutsätter att uppdragets (objektet på pm3-språk) bemanning och resurser är anpassade till det. Viss bemanning med kompetens och mandat behövs oavsett om det handlar om förvaltning eller digitalisering. Ett objekts organisation behöver oftast kompletteras med ytterligare kompetens för att lyckas med digitalisering och innovation.
Att styra hela kretsloppet från innovation till avveckling med pm3 förenklar prioritering, beslutsfattande och planering. Det är oavsett om det handlar om stabilitetsskapande eller förnyelse. Genom att samla alla behov med bäring på it och digitalisering kan resurser balanseras för stabilitet och förnyelse utifrån prioritet och helhetsperspektiv.
> Här kan du läsa vidare om pm3:s tre användningsområden.
Myt 3: pm3 är en fristående styrningsmodell för it och har inget med organisationens övriga styrning att göra
Svar: Falskt
Att styra med pm3 handlar om att fatta beslut och prioritera. Utgångspunkten är att resurser i form av tid och pengar nyttjas till rätt saker – med ett tvärfunktionellt perspektiv. Här sätts mål och riktning, prioriteringsgrund, budget- och resursfördelning, rapportering och uppföljning. Dessa behöver i sin tur som samordnas med andra styrformer inom verksamhetsplanering, budgetarbete och uppföljning.
Organisationens styrning behöver anpassas och kompletteras för en ny kontext. Samarbete över linjegränser behövs för att lyckas med digitalisering och målgruppsperspektiv.
Pm3 kan bidra till organisationens måluppfyllelse och verksamhetsutveckling, öka kvaliteten i budgetarbetet, förbättra kontrollen över de oftast omfattande it-kostnaderna, skapa effektivare resurshantering, bidra till informationssäkerhet med mera. Det görs genom att samordna pm3 med organisationens övriga styrning. Pm3 blir helt enkelt ett komplement till övrig styrning, genom att omhänderta det viktiga tvärfunktionella perspektiv där resurser från olika delar inom organisationen behöver samarbeta med gemensam målsättning, planering och information.
Myt 4: Det finns endast ett sätt att nyttja och tillämpa pm3
Svar: Falskt
Pm3 är en flexibel modell och kan användas till olika saker. Det viktiga är att modellen tillämpas på det sätt som bäst möjliggör de effekter som eftersträvas i den specifika organisationen. Om utgångspunkten i modellen inte stödjer de effekter som önskas, behöver tillämpningen anpassas. Precis som att tillämpningen även ska anpassas till de förutsättningar som råder i den specifika organisationen. Det kan exempelvis handla om anpassningar till andra styrformer, befintliga roller, andra modeller, andra strukturer. Det är viktigt att hela tiden ta hänsyn till syfte och nytta samt effekter och konsekvenser av olika vägval.
> Här kan du läsa våra tankar om pm3 som stöd för 1) förvaltningsstyrning 2) verksamhetsutveckling 3) livscykelhantering
Myt 5: När man väl har pm3 på plats är det bara att köra på i all framtid
Svar: Falskt
Precis som allt annat, förändras organisationers förutsättningar och önskvärda effekter, vilket också skapar nya förutsättningar och ställer nya krav på styrning och samverkan. De som fastnar i sin initiala tillämpning av pm3 befinner sig troligen i en situation där tillämpningen är inaktuell och inte skapar de effekter som önskas. Varje tillämpning behöver regelbundet ses över och anpassas så att den bidrar till nya effekter som eftersträvas såväl som till nya förutsättningar och möjligheter.
Man kan bli färdig till en viss förutbestämd nivå men störst effekt uppnås genom ständiga förbättringar och anpassningar av tillämpningen till nya förväntningar och förutsättningar.
> Här är fem frågor att ställa sig inför nästa iteration av pm3.
Myt 6: pm3 och agila arbetssätt står i kontrast och är svåra att kombinera
Svar: Falskt
Pm3 är en styr- och samverkansmodell som fokuserar på vad vi ska åstadkomma. Agilt arbetssätt hjälper till med hur vi på ett effektivt sätt kan ta oss fram dit. pm3 tillhandahåller en struktur för att hjälpa din organisation att vara samsynkade gällande vad som ska göras. Allt ifrån förvaltning till innovation.
Att pm3 är stelbent är en missuppfattning. Genom att ha en tydlig riktning kan du också ändra kurs vid behov. Det finns ibland en uppfattning att objektplanen ska vara ”lag”. Tanken med strukturen i pm3 är att säkerställa att vi gör rätt saker. Därför finns det även processer som hanterar att ta nya beslut under resans gång. Men genom att ha en plan säkerställer vi att vi är på väg åt rätt håll.
> Här kan du titta på vårt inspelade webbinarium om agil och klassisk styrning
Myt 7: pm3 används bara för systemförvaltning
Svar: Falskt
Nej! Visst är it, teknik och system viktiga och några av pusselbitarna för att lyckas med digitalisering, men den huvudsakliga styrkan med pm3 är dess verksamhetsfokus som möjliggör verksamhetsutveckling med digital teknik.
Det centrala i modellen och objekten är verksamheten, dess processer och uppdrag vari olika verktyg används och behövs. Objekt byggs upp kring verksamhetsområden eller processer med beroenden, där samordning behövs i form av gemensam målsättning, prioritering och planering. På så sätt omhändertas både befintliga verktyg samt behov av nya.
Fokus på verksamhet och process skapar framåtblick vilket möjliggör verksamhetsutveckling och digitalisering.
Med it-system som det centrala skapas ett ”här och nu”-fokus med risk för att verksamhetsutveckling blir eftersatt.
Här kan du läsa våra tankar om pm3 som stöd för 1) förvaltningsstyrning 2) verksamhetsutveckling 3) livscykelhantering