Del 4 - Införa och tillämpa pm3: styrbar förvaltning och utveckling

Att införa pm3 innebär att göra en tillämpning av modellen. Beroende på vilka drivkrafter som finns till införandet och hur tillämpningen genomförs kommer effekterna att variera mellan olika organisationer. För vissa organisationer ligger fokus på ordning och reda, medan andra fokuserar på styrning, uppföljning och kontroll på helheten. pm3 kan antingen användas inom delområden eller på helheter. Däremot kan ingen organisation använda pm3 framgångsrikt utan att ändamålsenligt införa och därefter tillämpa modellen utifrån organisationens förutsättningar. Givetvis påverkar det valda syftet både tillämpningens utformning och förändringstakten. Det finns alltså lika många tillämpningar som det finns organisationer. Det här är den fjärde och sista artikeln i serien som presenterar exempel på olika tillämpningar av modellen pm3 samt nyttor, fallgropar och risker med vald tillämpning.

Det finns stora fördelar med att använda samma styrstruktur för både förvaltningsuppdrag och utvecklingsuppdrag, oavsett om man placerat dessa uppdrag i skilda eller gemensamma portföljer. Anledningen till detta är att verksamhetsutvecklingen har samma uppdragsgivare, nyttjar samma resurser och har en gemensam övergripande målbild – oavsett uppdragstyp. Att nyttja en gemensam styrstruktur leder också till färre styrgrupper och därmed uppnås även effektivare styrning. Ytterligare en fördel med en gemensam styrstruktur är möjligheten att följa effekthemtagningen genom hela kedjan krav/behov-utveckling-förvaltning-effekt. Hur styrstrukturen sätts upp i praktiken är en tillämpningsfråga, snarare än en modellfråga, och måste beakta en mängd praktiska omständigheter. När styrstrukturen ska sättas upp är det viktigt att man skiljer på styrformer och genomförandeformer, där projekt är ett exempel på en genomförandeform.

Exempel på tillämpning: Att styra förvaltning och utveckling gemensamt

Uppdraget utökas från vidmakthållande och vidareutveckling till att också innefatta nyutveckling. Den gemensamma styrningen kan ske på olika nivåer. Två olika exempel är;

1. Gemensam portföljstyrning – de olika portföljerna styrs gemensamt
2. Objekten styr såväl utveckling som förvaltning. Projekt betraktas som genomförandeform.

Styrningen säkerställer att rätt saker görs oavsett i vilken genomförandeform som bedrivs. Nyutveckling kan genomföras med exempelvis agila metoder eller projektmodeller.

Det finns en utmaning i att synkronisera pm3 med projekt- och portföljstyrningen. Det kan i vissa organisationer upplevas som att flera modeller och metoder hamnar i konflikt med varandra, något som inte borde behöva hända. pm3 gör inte anspråk på att ersätta stödet en organisation får av en projektmodell. Däremot finns inbyggda styrmekanismer i pm3 som möjliggör övergripande styrning och uppföljning av hela uppdragsportföljen (VM, VU och NyU). De organisationer som lyckas sammanföra styrningen av utveckling och förvaltning har ofta lättare att göra riktiga prioriteringar, välja rätt genomförandeform och även lättare att hantera uppföljning och effekthemtagning på ett strukturerat sätt.

Har ni utmaningar i er organisation gällande styrning av helheten och svårt att se effekten av era initiativ? Hör av er till oss! Vi gör det enklare för er att säkerställa realiseringen av den verksamhetsutveckling som är beslutad och därmed stödja organisationen att nå sina effektmål.