Del 2 - Införa och tillämpa pm3: styrbar systemförvaltning

Att införa pm3 innebär att göra en tillämpning av modellen. Beroende på vilka drivkrafter som finns till införandet och hur tillämpningen genomförs kommer effekterna att variera mellan olika organisationer. För vissa organisationer ligger fokus på ordning och reda, medan andra fokuserar på styrning, uppföljning och kontroll på helheten. pm3 kan antingen användas inom delområden eller på helheter. Däremot kan ingen organisation använda pm3 framgångsrikt utan att ändamålsenligt införa och därefter tillämpa modellen utifrån organisationens förutsättningar. Givetvis påverkar det valda syftet både tillämpningens utformning och förändringstakten. Det finns alltså lika många tillämpningar som det finns organisationer. Det här är den andra av fyra artiklar som presenterar exempel på olika tillämpningar av modellen pm3 samt nyttor, fallgropar och risker med vald tillämpning. 

Det finns organisationer som genomfört pm3-införanden för många år sedan. Dessa tidiga implementationer gjordes förstås utifrån de förutsättningar som fanns då. Det finns en risk att förvaltningsstyrningen hos dessa organisationer fortfarande lever kvar på samma sätt som den byggdes upp för tio år sedan. Omvärlden har emellertid förändrats och pm3 har vidareutvecklats i takt med den. Idag handlar inte pm3 om systemförvaltning på samma sätt som för tio år sedan. Synen på verksamhetssidan har förtydligats och även helhetssynen beskriven ur ett portföljperspektiv. För att lyckas med digitalisering och uppfyllnad av datalagringskrav m.m. är det nödvändigt att arbeta med kontinuerlig förbättring även av själva förvaltningsstyrningen.

Exempel på tillämpning: Styrbar systemförvaltning

Få till bättre styrning av den traditionella systemförvaltningen med fokus på it-system. Att gå från individuell styrning av hundratals it-system till ett begränsat antal objekt som grupperar it-systemen utifrån verksamheten.

Nytta med att införa pm3 som styrbar systemförvaltning

Färre och tydligare kontaktytor jämfört med traditionell systemförvaltning. Bättre dialog mellan verksamhet och it kring frågor om organisationens it-system. Förbättrad ordning och reda vilket i sin tur har möjliggjort konsolidering av it-system. Kontroll på hur mycket personella och monetära resurser som krävs för förvaltningsverksamheten. Mer behovsstyrd vidareutveckling genom koppling mellan verksamhetens planering och hur förvaltningsverksamheten stöder det.

Fallgropar och risker

Denna typ av tillämpning innebär ganska ofta att pm3 används för organisering och samverkan mellan centraliserad och lokal it. Den verkliga verksamheten och kunden upplever sig stå utanför. En del organisationer implementerar pm3 endast på ”it-sidan” och glömmer antingen bort verksamheten eller misslyckas med att engagera densamma. I och med detta uteblir samverkan mellan verksamhet och it och hela syftet med pm3 förgås. Det kan finnas många orsaker till detta, ett vanligt exempel är att man inte går hela vägen med att identifiera vad från verksamheten som som bör förvaltas inom objektet eller att man slarvar med att definiera och beskriva verksamhetsstödet på ett sätt som blir tydligt för alla.

Att genomföra en större förändring, som till exempel att införa en ny styrmodell, är ett omfattande och tidskrävande arbete. Vår erfarenhet visar på vikten av att bedriva ett sådant arbete som ett förändringsarbete för att det ska få tillräckligt stort genomslag i organisationen och därmed ge avsett resultat – för om vi gör det vi alltid har gjort kommer vi att fortsätta att få samma resultat som vi alltid har fått! Att skapa rätt förutsättningar för förändring handlar alltså mycket om att tydliggöra kopplingen mellan mål och enskilda medarbetares beteenden samt att följa upp förändringsarbetet.

Läs mer om förvaltningsstyrning, objektstyrning eller målstyrning.