Digitalisering - inget abstrakt om du har en bra samverkansmodell
Att deklarera har vi väl alla varit berörda av? Från en nästintill ångestladdad och galen folkfest, med korvgubbar och studentkarnevalsstämning vid inlämning av deklarationen i pappersformat, har vi gått till en relativt smärtfri och harmlös liten knapptryckning med hjälp av Mobilt BankID.
Numera kan vi titta på lediga tider och boka in tiden hos frisören via nätet eller via en app på mobilen och få en påminnelse om bokningen via sms. Du kan välja bort telefonkön hos din vårdcentral om de använder sig av ”call-back-funktion”. Du kan anpassa ditt TV-tittande efter ditt tycke och din tillgänglighet istället för vad kanaler erbjuder för utbud och tider – du kan alltid själv bestämma när och vad du vill titta på. Biljetter av alla de slag utskrivna i pappersformat är mer och mer ovanligt, då du istället har din biljett tillgänglig i mobilen. Listan på exempel och möjligheter med digitalisering kan göras lång.
Speciellt abstrakt är det inte heller, som man kan se flera inlägg om i debatten. Det gamla beprövade arbetssättet att ringa in ett nu-läge och ett bör-läge samt varför och hur, gäller fortfarande – även för digitaliseringen.
”Digitaliseringen är inget mystiskt, futuristiskt eller något som är svårt att greppa. Det som kan vara en utmaning är att hitta rätt, sortera och fokusera i den mängd av ofantliga möjligheter som digitaliseringen ger oss”
Digitaliseringen är inget mystiskt, futuristiskt eller något som är svårt att greppa. Det som kan vara en utmaning är att hitta rätt, sortera och fokusera i den mängd av ofantliga möjligheter som digitaliseringen ger oss.
När är digitalisering bra? Oavsett om vi har ställt oss denna fråga på våra arbetsplatser eller inte så kommer behovet av att hantera frågan bara att växa. Hur ska vi hinna med att ta hand om frågor, hantera utveckling och ta tillvara på de möjligheter som digitaliseringen ger oss?
Det finns exempel på organisationer där man sätter team i sin linjestruktur som ansvariga för att driva på och undersöka digitaliseringens möjligheter. Fördelarna är ett fokus på digitalisering och en utpekad helhetsansvarig. Nackdelarna är att det alltför ofta blir visioner på molnfri höjd som aldrig blir begripliga eller realiserade. Orsaken kan bl.a. vara att det saknas en tydlig mottagarpart.
Ett bättre sätt är att låta beslut kring digitaliseringen hanteras i en virtuell struktur med representation från flera berörda parter med deras olika perspektiv. Då finns möjligheter att koppla strategiska inriktningar till konkret görande. Detta sker genom nedbrytning av strategier via verksamhetsmål, långsiktiga mål och mål för kommande period för berört verksamhetsområde. Genom att styra virtuellt och med gemensamma prioriteringar kan vi också fördela resurserna där de bäst behövs.
Den logiska indelningen av olika ansvarsområden sker utifrån verksamhetens görande. Den virtuella organisationen för ett sådant område, t.ex. ett objekt, kan sedan dela upp digitaliseringsarbetet och få det abstrakta att bli mer fattbart och konkret, genom att se på vilka möjligheter digitaliseringen kan ge inom ett visst område.
Nedan är ett exempel på ”den röda tråden” från strategisk inriktning till konkreta aktiviteter sett ur verksamhetsområdet ekonomis perspektiv:
En bra grundförutsättning för att vara rustad och sätta upp en plattform för att diskutera digitaliseringens möjligheter är med andra ord en samverkansmodell uppbyggd på verksamhetens görande. Detta ger en struktur för att hantera och diskutera befintliga hjälpmedel och stöd i olika sammanhang och även för att skapa en grundförutsättning för en helhetsbild. Vi säkerställer att vi gör rätt saker genom medvetna val.
Vill du veta mer om hur pm3 blir en möjliggörare för din organisations arbete med digitalisering? Välkommen att kontakta oss hos På. Vi är experter på förvaltnings- och portföljstyrning enligt pm3 och vi har massor av erfarenhet av att hantera frågor kring digitalisering och målkoppling hos våra kunder.
/ På AB