
Vilket är din organisations nästa steg för att fortsätta vara relevant för dem ni är till för?
Av: Pia Olsson, Managementkonsult hos På AB, 28 juni 2019
På samma sätt som DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) konstaterar i sin rapport "Myndigheters strategiska it-projekt, it-kostnader och mognad" 2019:162, ser vi hos På att organisationers digitala mognad behöver stärkas. Detta för att snabbare kunna möta digitaliseringens möjligheter och på så sätt fortsätta vara relevant för interna och externa intressenter. Precis som DIGG anser vi hos På att förmågan att styra, leda och driva sin verksamhet mot förväntade mål är avgörande. Vår erfarenhet är att organisationer med fokus på nyttorealisering och förändringsledning lyckas bättre med att realisera sina mål och strategier.
Den egna övertron på förmågan att utvecklas beror ofta på bristande samverkan över de funktionella och organisatoriska gränserna – något som krävs för att lyckas leverera det som våra intressenter förväntar sig. Effektiv styrning, hållbar struktur och tydliga mål skapar en trygg miljö där kreativitet och innovationsförmåga kan utvecklas. Tryggheten är i sin tur en förutsättning för att skapa ett personligt handlingsutrymme som bygger momentum inom en organisation, samtidigt som det säkerställer att kraften riktas åt ett och samma håll.
Var ska man då börja? Vad är rätt insats för din organisation?
Utifrån begreppet digital mognad, som innebär att etablera förmågor för att driva digital förändring, använder sig DIGG av ett antal framgångsfaktorer, identifierade av Ekonomistyrningsverket (ESV). Dessa ligger till grund för att höja mognaden genom ett utifrån-och-in-perspektiv på den interna effektiviteten; det interna arbetet och processerna.
Sammanhållen styrning, där organisationens samtliga styrmodeller verkar i samklang, och samverkan med stöd av styrmodellen pm3 för verksamhetsutveckling, bidrar till att utveckla dessa förmågor 1-9 nedan.
1. Förmågan att ta tillvara it som möjliggörare för digitalisering
Trots att en stor andel av organisationerna har tagit fram en digitaliseringsstrategi som kopplar till verksamhetsplaneringen, visar rapporten att förmågan att nyttja it i digitaliseringsutvecklingen är relativt låg. Målstyrning, det vill säga att säkerställa att rätt saker görs, kräver mer än att strukturella förutsättningar finns på plats – de behöver användas kontinuerligt! Vi behöver säkerställa att omplanering och omprioritering sker utifrån en löpande uppföljning, även på effekter och nyttor, så att förutsättning finns att svara på om målen/nyttorna har realiserats. Med en sammanhållen styrning baserat på verksamhetsorienterade objekt där it och verksamhet samverkar, säkerställs att it-stödet är i linje med den digitala strategin, och kunden/medborgaren får det som de förväntar sig.
2. Strategi för it-försörjning och utkontraktering (sourcing) – hur ska it tillhandahållas?
Att fatta rätt beslut kring resursförsörjning är inte alltid enkelt i vår snabbt föränderliga värld där vi har mycket att ta hänsyn till. Genom proaktiv planering baserat på verksamhetens krav och transparens blir påverkansfaktorerna tydliga, och behoven baseras på verksamheten och affären. Tydliga roller och mandat för hur leverantörer styrs leder till ett effektivt samarbete.
3. It-kompetensförsörjningsplan
Vilken kompetens behövs i framtiden? Som största identifierade riskområde i rapporten finns det stora behov och incitament att göra riktade insatser för att säkra den framtida it-kompetensförsörjningen. Med stöd av proaktiv planering baserat på verksamhetsnytta, kan en förtydligad bild av behovet nås.
4. Förvaltningsmodell it
Det är glädjande att rapporten visar att en stor del av myndighetsorganisationerna ser nyttan med styrning av förvaltning. Styrmodellen pm3 med utgångspunkt i verksamhetsbehovet samt målstyrning som en bas för realisering av nyttor säkerställer att it stödjer verksamhetens behov. pm3 lyfter även behovet att styra på helheten, det vill säga förvaltning och utveckling tillsammans, då det visat sig ge ökat kundvärde och stora konkurrensfördelar.
5. Projektstyrningsmodell
Rapporten visar en hög mognadsnivå, men med samtidigt höga andelar projekt som drar över tid/budget kan man ifrågasätta i vilken grad organisationerna styr med stöd av projektmodell genom att arbeta aktivt med att lägga ner, pausa eller tillföra mer resurser där det krävs. pm3 ser på projekt som en av flera genomförandeformer, tillsammans med förvaltnings- och linjearbete som drar nytta av att styras gemensamt i objekt.
6. Portföljstyrning
Syftet med portföljstyrning är att lättare kunna identifiera vilka insatser som behöver initieras, vilka som behöver förstärkning samt vilka som bör skjutas upp eller avbrytas. Portföljstyrning säkerställer dessutom att de insatser som bäst svarar mot strategiska mål och aktuell prioritering får rätt förutsättningar. Här har många organisationer höga ambitioner, men utvecklingen går inte särskilt fort. Portföljstyrning med styrning på helheten, alltså inte enbart styrning av projekt utan även förvaltning, innovation och kanske även linje, säkerställer att organisationer gör rätt saker, får bättre överblick och riskhantering samt snabbt kan anpassa sin inriktning efter ändrade behov eller förutsättningar.
7. Kostnadsjämförelser med andra organisationer, med stöd av nyckeltal
Här kan styrmodellen pm3 tydligt säkerställa det identifierade behovet av ett löpande verksamhetsperspektiv på utvecklingen av informationssäkerhet samt ge möjligheten till det i rapporten identifierade behovet av en strukturerad dialog mellan verksamhet, it och ledning kring den faktiska positionen och börläge – allt samlat i en proaktiv plan för löpande styrning framöver.
9. Ramverk för nyttorealisering
Med låg mognad och stor utvecklingspotential framhäver rapporten att nyttorealisering är ett koncept som tar sikte på att nyttor ska bli en viktigare faktor när man beslutar, styr och utvärderar utvecklingssatsningar. Syftet med ett ramverk är att ge tydligare fokus på och struktur för hur de förväntade nyttorna av beslutade utvecklingsinitiativ hanteras både innan, under och efter genomfört initiativ. Med stöd av styrmodellens grundläggande strukturkomponenter ser pm3 nyttorealisering som en del av portföljstyrningens uppföljning, på helheten, det vill säga både förvaltning och utveckling. Med pragmatisk struktur av exempelvis effektkedjor och förenklade checklistor kan språnget från oöverstigligt till möjligt underlättas.
Av ovan beskrivna förmågor är det tre som rapporten lyfter som extra viktiga eftersom de har lägst mognadsvärden och höga riskbedömningar - och därmed har störst utvecklingspotentiel och blir effektiva att rikta insatser mot: ”1. Förmåga att ta tillvara it som möjliggörare”, ”3. It-kompetensförsörjningsplan” samt ”9. Ramverk för nyttorealisering”.
Sammantaget, hur fungerar pm3 som styrmodell för digital utveckling?
- En samverkansmodell som tydliggör verksamhetens respektive it:s ansvar i utveckling av lösningar
- Möjliggör tvärfunktionell samverkan mellan organisatoriska parter
- Visar på tydliga styrprocesser för framtagande av utvecklingsinitiativ, prioritering och beslut om insatser
- Visar på ett nivåindelat beslutsfattande – rätt nivå fattar relevanta beslut
- Beskriver vad som ska göras för att lyckas med den digitala utvecklingen – vilka är målen för verksamhetsutvecklingen tillsammans med it-utvecklingen och vilka resurser krävs
- Visar på en organisation som bör finnas på plats för effektiv styrning – tydliga roller och ansvarsområden
- Tydliggör vad som ska styras – vilka arbetsflöden och tillhörande it-system som behöver förvaltas och vidareutvecklas.
Vi hos På har genom åren hjälpt hundratals organisationer till en effektiv styrning och samverkan som fungerar i praktiken och som tar hänsyn till organisationens övriga styrformer. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi tillsammans kan öka er digitala mognad och arbeta effektivt med bland annat nyttorealisering.