De små stegens kraft

1 oktober 2019

Av: Anna Goldberg. Anna är På-konsult och har jobbat i många år med att införa olika arbetssätt för att säkerställa en välfungerande styrning. I den här artikeln delar hon med sig av de erfarenheter hon samlat på sig från olika organisationer genom åren och avslutar genom att beskriva lite mer ingående hur arbetet hos Region Blekinge bedrivits.

Det första införandeprojektet

Man har haft en besvärlig situation under en tid, kanske under flera år, men de anställda har kunnat hanka sig fram ändå, trots allt. Men vid något tillfälle blir det för problematiskt. Bägaren rinner över, det håller inte längre – och något måste göras! Hur förlösande är det då inte, att hitta lösningen på sina problem? Motivationen och energin är hög och de inblandade vill komma igång så fort som möjlig för att hantera den besvärliga situationen.

Ett stort förändringsinitiativ startar upp, planeringen är välgrundad och täcker många olika perspektiv och arbete genomförs för att förändra till det bättre. Initiativet med att införa det nya arbetssättet blir framgångsrikt och avslutas med goda resultat. Man har tagit stora steg för att få en stabil grund på plats; ett införande av ett nytt arbetssätt som ska tillgodose organisationens behov och lösa problemen.

Att ta hand om en styrmodell i en föränderlig värld

Men vad händer sen - när vi lever i en föränderlig värld? De ändamål vi en gång hade för vårt införda arbetssätt kan idag ha blivit inaktuella och mognaden kring styrningsfrågor har också ökat med tiden.

Om vi inte jobbar med att stödja efterlevnad och att vidareutveckla våra arbetssätt, utan låter det gå vind för våg, vad har vi för styrning då? Tappar vi inte möjligheten att anpassa oss efter de nya förutsättningarna, de som landar i vår vardag oavsett om vi vill eller inte? Jo visst är det så! Det blir avgörande att kunna skapa en helhetsbild av vad som är viktigt för oss, att kunna ta rätt beslut om vad vi ska göra först samt att kunna skapa förutsättningar för våra medarbetare att må bra i det dagliga arbetet.

”En knäckfråga som har blivit allt mer viktig idag är: HUR kan vi säkra ett fortsatt stöd och jobba med ständiga förbättringar med vår styrning – utan att det blir för omfattande?” 

En del säkrar upp sin styrning genom att skapa en ny funktion eller avdelning, som får i uppgift att stödja efterlevnad och vidareutveckla det nya arbetssättet. Andra är engagerade i frågan och tar ansvaret att hålla igång det nya, parallellt med sitt ordinarie jobb. Ytterligare några lämnar uppdraget till sina chefer och medarbetare. Och som alltid: inget är bättre eller sämre än något annat – det är unikt för varje organisation, det ser olika ut och alla har olika förutsättningar. Men en sak är säker och det är att efterlevnad och vidareutveckling av sina arbetssätt är en grundläggande förutsättning för att få en väl fungerande styrning.

En knäckfråga som har blivit allt mer viktig idag är: HUR kan vi säkra ett fortsatt stöd och jobba med ständiga förbättringar av vår styrning – utan att det blir för omfattande? 

De små stegens kraft

Gemensamma erfarenheter från både mig och andra, är att ta tag i det komplexa och stora och bryta ner det till enkla, små steg. Att ta små steg är lättare att omsätta till en enkel handling som går att genomföra här och nu, med de resurser som finns att tillgå.

Utifrån riktning och det som är värdeskapande: identifiera de små stegen - de som är rimliga, enkla att förstå och som skapar energi - och omsätt dem till handlingar. Små handlingar som ibland kanske blir fel, men å andra sidan är lätta att korrigera. Handlingar som är enkla att mäta och följa upp. Många sådana handlingar kommer så småningom att leda till nya vanor som ger nya resultat, i rätt riktning.

De små stegens kraft hos Region Blekinge

Jag har under senaste två åren hjälpt Region Blekinge med att se över och göra deras förvaltningsstyrning ändamålsenlig och satt den i relation till andra styrformer. Det första initiativet kring förbättrad förvaltningsstyrning, skedde 2010 och de har under perioder jobbat med att stödja och vidareutveckla sin förvaltningsstyrning. 2017 ville man dock göra ett större omtag för att säkerställa att styrningen blir relevant utifrån de förändringar som skett såväl internt som i omvärlden.

När arbetet med omtaget påbörjades 2017, var det ganska omfattande. Allt eftersom tiden gick blev vi enade om en riktning. Därefter började vi känna att vi ville komma igång med omtaget snarare än att sitta på kammaren och bygga klart lösningen på papper. Vi visste riktningen och med små steg körde vi igång!

De här små handlingarna gjorde också att de anställda fick modet att våga starta igång något som de inte var helt bekanta med. Ett arbetssätt där man prövade sig fram, utvärderade och förbättrade allt eftersom, har lett till att organisationen idag uppnår bättre effekter av sin förvaltningsstyrning.

Så, vad har då hänt hos Region Blekinge med de små stegens kraft? Sedan våren 2017 har regionen med små steg i taget:

  • Omformat sin förvaltningsobjektsarkitektur (= kartan över organisationens verksamhetsindelning), där omformningen pågår löpande där det finns möjlighet och utrymme.
  • Etablerat en portföljstyrgrupp, för att forma en strategiskt följsam portfölj. Den årliga portföljplaneringen harmoniseras allt eftersom med organisationens verksamhetsplanering och budgetering.
  • Tagit fram sin egen tillämpning av pm3 som beskriver hur de ska bedriva sin portfölj. Ett arbete som har pågått regelbundet med små insatser under en lång tid och som snart ska beslutas av regionledningen.
  • Etablerat ett portföljkontor som stöd för efterlevnad och vidareutveckling av sin förvaltningsstyrning.

Med små steg kommer Region Blekinge dessutom:

  • Införa styrning av sina utvecklingsuppdrag i samma styrstruktur, så att portföljen hanterar både förvaltning och utveckling.
  • Arbeta fram ett gemensamt sätt att lämna över ansvar från utveckling till förvaltning

Från att ha varit några intresserade har man nu gått till många engagerade. Medarbetarna arbetar med att ständigt stötta och vidareutveckla för att uppnå den förvaltningsstyrning som är ändamålsenlig för just Region Blekinge. Deras framgång är att de har modet att våga, engagemanget att satsa och tålamod när det blåser. Jag tror att det till stor del beror på att det blir enklare med små steg än de stora kliven. Vem som har tagit fram de små stegen? Det har fallit sig naturligt för de som jobbar med portföljstyrningen - de vet riktningen och vet vad som är värdeskapande, har kunskap om bakgrunden, stöd av sina chefer samt någon som stöttar dem i förändringen.

Har din organisation en elefant som behöver styckas?

Är du nyfiken på angreppssätt kring de små stegens kraft? Tveka inte att höra av dig till oss hos På!