pm3 på fem minuter

pm3 är en förvaltnings- och portföljstyrningsmodell som ägs och utvecklas av På AB. pm3 används för att skapa ordning och reda i det enskilda förvaltningsuppdraget samt för att hantera organisationens totala uppdragsportfölj avseende förvaltning och utveckling.
Med hjälp av pm3 organiserar och styr organisationer sin förvaltningsverksamhet på ett affärsmässigt sätt för att säkerställa avsedd verksamhetsnytta. pm3 utvecklas löpande genom akademisk forskning kombinerat med erfarenheterna från På AB:s praktiska tillämpning i uppdrag och utbildningsinsatser.

pm3 som förvaltningsstyrningsmodell

Vanliga utmaningar inom förvaltningsstyrning

  • Dålig samverkan mellan verksamhet och IT-parter
  • Otydlig överlämning från projekt till förvaltning
  • Avsaknad av gemensamma arbetssätt
  • Otydlig ansvarsfördelning
  • Otydlig beslutsstruktur
  • Bristande leverantörsstyrning
  • Bristande kostnadskontroll
  • Reaktivt beteende
  • Kortsiktighet
  • Hjältekultur

Effektivare styrning av förvaltningsverksamheten

pm3 adresserar utmaningarna inom förvaltningsstyrning genom att besvara fyra frågor:

Vad ska förvaltas?
Effektiva förvaltningsobjekt. Genom ett effektivt förvaltningsobjekt skapas förutsättning för en bättre dialog mellan verksamhet och IT då både IT komponenter och verksamhetsprocesser kopplas samman.
Vad ska göras?
Tydliga förvaltningsuppdrag. Genom förvaltningsstyrning enligt pm3 skapas ett gemensamt uppdrag där verksamhet och IT arbetar tillsammans och målorienterat. Resultatet blir en proaktiv förvaltning som aktivt stöttar verksamhetens utförande.
Vem ska göra det?
Affärsmässiga förvaltningsorganisationer. pm3 skapar en tydlig struktur med väl definierade roller och ansvar i förvaltningsverksamheten. Uppdraget är gemensamt med fokus på sina respektive områden, ett uttalat beslutsmandat kopplas till respektive roll i förvaltningsorganisationen.
Hur ska det göras?
Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser. pm3 innehåller styrande processer för målstyrning och den löpande förvaltningsstyrningen. Med hjälp av processbeskrivningar klargör pm3 hur styrningen ska genomföras av förvaltningsorganisationens ansvarsroller.

Effekter av pm3 i förvaltningen

  • Effektivare styrning av förvaltningsverksamheten
  • Strukturerad samverkan mellan verksamhet och IT-parter
  • Synliggjorda förvaltningskostnader
  • Utvecklingsprojekt ger tänkt effekt
  • Gemensamma arbetssätt
  • Uppdragsstyrd förvaltning
  • Minskat personberoende
  • Proaktivt arbetssätt
  • Ordning och reda

pm3 som portföljstyrningsmodell

Vanliga utmaningar inom portföljstyrning

  • Svårighet att koppla samman strategi och plan
  • Svårighet att skilja på ledning och styrning
  • Bristfällig effekthemtagning
  • Stuprörstänkande
  • Ineffektivt resursutnyttjande
  • Konsolideringssvårigheter
  • Prioriteringssvårigheter
  • Teknikfokus

Effektivare portföljstyrning med pm3

pm3 adresserar utmaningarna inom portföljstyrning genom att besvara fyra frågor:

Vad ska styras?
Verksamhetsorienterad Förvaltningsobjektarkitektur (FOA). I en FOA samlas alla effektiva förvaltningsobjekt i organisationen baserat på verksamhetens bedrivande. pm3 skapar grunden för en interorganisatorisk styrstruktur som styr organisationsöverskridande förvaltnings- och utvecklingsuppdrag.
Vad prioriteras?
Styrbar uppdragsportfölj. Med hjälp av pm3 skapas en struktur som möjliggör koordinering och prioritering mellan projekt- och förvaltningsportföljen. Organisationens totala mängd förvaltnings- och utvecklingsuppdrag konsolideras i en styrbar uppdragsportfölj.
Vem beslutar?
Interorganisatorisk styrstruktur. En interorganisatorisk styrstruktur tas fram som stipulerar styrning på olika nivåer i organisationen med FOA:n som grund. pm3 gör det möjligt att styra förvaltning och utveckling gemensamt i en struktur som är stabil över tiden.
Hur styr vi?
Synkroniserade styrprocesser. För att kunna synkronisera flera organisatoriska parter krävs ett gemensamt arbetssätt. pm3 innehåller stöd för portföljstyrning och hur man synkroniserar portföljen med övrig styrning så som ekonomistyrning, verksamhetsplanering och övrig IT styrning. pm3 knyter ihop övergripande strategisk inriktning med operativ målstyrning.

Effekter av pm3 inom portföljstyrning

  • Operativa mål kopplade till övergripande strategi
  • Gemensamt uppdrag – Utveckling & förvaltning
  • Samverkan över organisationsgränserna
  • Verksamhetsbaserad IT-konsolidering
  • Verksamhetsdriven prioritering
  • Optimerat resursutnyttjande
  • Konsekvensbaserade beslut
  • Styrbar uppdragsportfölj

Varför pm3?

pm3 säkerställer ett strukturerat, effektivt förvaltningsarbete som möjliggör en uppdragsbaserad portföljstyrning. Med pm3 som samverkansmodell styrs IT-förvaltningen av verksamhetens övergripande mål både på lång och kort sikt.

Vill du veta mer om pm3?

pm3 är en de facto standard för förvaltningsstyrning i Sverige. Kontakta oss hos På AB som äger och utvecklar modellen om du vill veta mer om vad pm3 kan göra för din organisation!